Das Thüga-Beschaffungsnetzwerk ist ein Markenzeichen der Thüga. Der gemeinsame Einkauf bietet den Thüga-Partnerunternehmen viele Vorteile – die auch durch gutes Verhandlungsgeschick entstehen. Im Frühjahr 2025 hatten acht Partnerunternehmen ihre Bedarfe an den Thüga-Einkauf gemeldet: 30 ML-Transformatoren sollten beschafft werden. Kosten pro Stück: zwischen einer und drei Millionen Euro. Das war der Startschuss für die Thüga-Kollegen aus den Bereichen Netze und Einkauf.

Einkaufsverhandlungen sind nichts für schwache Nerven – das zeigten jüngst die Verhandlungen über Mittelleistungs(ML)-Transformatoren. „Zwei Tage lang war höchste Konzentration gefragt“, sagt Simon Batdorf vom Thüga-Bereich Netze.“Das Adrenalin rauschte einem durch den Körper. Und als wir die Verhandlungen so erfolgreich abschließen konnten, waren wir euphorisch.“ Von vorne: Im Frühjahr 2025 hatten acht Partnerunternehmen (PU) ihre Bedarfe an den Thüga-Einkauf gemeldet: 30 ML-Transformatoren sollten beschafft werden. Kosten pro Stück: zwischen einer und drei Millionen Euro. Das war der Startschuss für die Thüga-Kollegen aus den Bereichen Netze und Einkauf. Zunächst harmonisierten die Techniker auf Basis der Thüga-Spezifikation die unternehmensindividuellen technischen Anforderungen, denn ML-Transformatoren sind je nach Stadtwerk geringfügig unterschiedlich.

Präqualifizierter Lieferantenpool

„Die Thüga hat einen Pool präqualifizierter Lieferanten. Diese erhalten von uns die Ausschreibungen samt technischer Datenblätter und Vertragsbedingungen“, erklärt Dr. Matthias Conze (Einkauf). Gesetzlich sind 24 Tage bis zur Angebotsabgabe vorgeschrieben. Die Thüga lässt ihren Lieferanten jedoch bewusst mehr Zeit, um die Anforderungen genau durchzuarbeiten und adäquat anbieten zu können. Die Angebote wiederum prüfen die involvierten Thüga-Kollegen kaufmännisch als auch technisch auf Herz und Nieren, sie konsultieren dabei auch die beteiligten PU. Und manchmal wirft auch eine Thüga-Juristin oder ein Jurist einen Blick darauf.

Ein Verhandlungsführer, eine Strategie

Zwei bis drei Wochen nach Angebotseingang findet die Vergabeverhandlung statt. Im Vorfeld überlegt sich das Thüga-Team eine Strategie.Sie gleicht einer durchorchestrierten Theaterinszenierung, bei der die Akteure, Rollen sowie Auf- und Abgänge festgelegt sind. In der Hauptrolle: Verhandlungsführer oder -führerin: „Sie haben ihren Plan – und, abgesprochen mit den involvierten Partnerunternehmen, einen Zielpreis im Kopf“, so Conze. Heinz Großmann(Einkauf): „Sechs eingeladene Lieferanten waren vor Ort, durften sich aber nicht über den Weg laufen. Die Partnerunternehmen waren online zugeschaltet.“ Zusätzlich zum Verhandlungsraum gab es einen Raum für separate Beratungen. „Es ist üblich, dass sich die Verhandlungspartner Auszeiten nehmen, um weitere Schritte zu besprechen“, so Großmann. Denn im Gegensatz zu einem Theaterstück müssen die Beteiligten immer wieder improvisieren – selbst bei der besten Verhandlungsstrategie.

Lieferanten wohlwollend behandeln

„Natürlich wollen wir einen guten Preis für unsere Partnerunternehmen verhandeln“, erklärt Conze. „Aber wir wollen keinesfalls, dass sich unsere Lieferanten über den Tisch gezogen fühlen.“ Insgesamt ist es dem Thüga-Verhandlungsteam wichtig, Produkte mit einem so hohem Einkaufsvolumen an mehrere Lieferanten zu vergeben und möglichst neue hinzuzugewinnen. Das erhöht einerseits den Wettbewerb, andererseits vergrößert es den Pool an potenziellen Herstellern.

Der Showdown beginnt

Nach einer exakt festgelegten Reihenfolge erfolgten die Gespräche. Conze: „Als erstes sprechen wir mit dem Lieferanten mit dem attraktivsten Angebot. Wir loten aus, wie flexibel er preislich noch ist.“ So können die Thüga-Verhandler bei den folgenden Gesprächen noch selbstsicherer auftreten. Auch die Reihenfolge der vorgebrachten Argumente haben sie festgelegt: das schwächste zuerst, das stärkste am Schluss. Die PU verfolgen die Verhandlungen online, mischen sich aber nicht in die offiziellen Gespräche ein.

Nerven behalten – bis zum Schluss

Richtig spannend wurde es am Ende der Verhandlungsrunden, als es „nur“ noch um die Vergabe der zwölf ML-Transformatoren für die N-ERGIE ging. Das Thüga-Team hoffte, noch einen weiteren Lieferanten zu gewinnen, der bisher jedoch durch hohe Preise aufgefallen war. „Er signalisierte aber Bereitschaft, uns entgegenzukommen“, so Conze. Jetzt musste das Thüga-Team Nerven behalten. Es legte der Verhandlungsführerin nahe, noch einmal an der Preisschraube zu drehen und ein verbessertes Angebot abzugeben. „Weil es so spannend war, blieben alle PU online dabei, obwohl sie ihre Aufträge bereits im Kasten hatten.“ Die Verhandlungsführerin beantragte eine Auszeit für eine telefonische Beratung mit ihrem Geschäftsführer. Batdorf: „Es war wie im Krimi. Nach einer halben Stunde kam sie mit einem Pokerface in den Raum, dann hat sie gelächelt und gesagt: ‚Unser Geschäftsführer stimmt einem weiteren Preisnachlass zu.‘“ Und tatsächlich: Das neue Angebot lag unter dem der Mitbewerber.

„Diese Verhandlung hat gezeigt, wie wichtig Gemeinschaftsgefühl und gute Zusammenarbeit unter uns allen ist. Und ehrlicherweise muss man sagen: Neben Verhandlungsgeschick gehört auch immer eine Portion Glück dazu“, sagt Heinz Großmann abschließend. Übrigens: Die ML-Transformatoren werden 2030 ausgeliefert.