Bevor sich Lieferanten an Thüga-Ausschreibungen beteiligen dürfen, werden sie auf Herz und Nieren geprüft. Das Ziel: die Qualität der Produkte sicherzustellen sowie Wirtschaftlichkeit und Rechtssicherheit zu gewährleisten. Beim Audit vor Ort nehmen die Thüga-Experten die Firmen und Herstellungsprozesse genau unter die Lupe.

Im Durchschnitt 15-mal im Jahr: So oft gehen Thüga-Mitarbeitende aus Technik und Materialwirtschaft auf Dienstreise, um in sogenannten Audits Unternehmen und deren Produkte vor Ort auf Herz und Nieren zu prüfen. Das Ziel: geeignete Lieferanten für den Mandatseinkauf zu finden. Dieser ist ein wichtiger Baustein für den Erfolg der Thüga- Gruppe. Die überwiegende Mehrheit aller Partnerunternehmen beteiligt sich am gemeinsamen Mandatseinkauf von Netzmaterialien, wie zum Beispiel Kabeln, Rohren oder Strom- und Gaszählern. „Der Vorteil liegt auf der Hand“, sagt Jakob Brendli vom Thüga-Kompetenzcenter Netze. „Bevor wir Netzmaterial einkaufen, haben wir die Unternehmen auf Herz und Nieren geprüft. Auf diesen Qualitätscheck können sich die Partnerunternehmen verlassen.“ Zudem gewährt der Mandatseinkauf Wirtschaftlichkeit und Rechtssicherheit. „Wir können gewährleisten, dass alle rechtlichen Vorgaben beachtet werden und keine Haftungsrisiken entstehen“, erklärt Sebastian Bartels vom Kompetenzcenter Materialwirtschaft. 

Stabiles Lieferantennetzwerk

Um den Mehrwert langfristig zu gewährleisten, muss an zahlreichen Stellschrauben gedreht werden. „Ein wichtiger Hebel ist beispielsweise das Lieferantenmanagement“, betont Bartels. „Wir müssen sicherstellen, dass unser Lieferantennetzwerk groß genug und stabil ist, sodass wir etwaige Ausfälle kompensieren können.“ Das bedeutet für die Thüga-Kolleg:innen beständiges Scouting von neuen Dienstleistern und Lieferanten. Auch die Partnerunternehmen sind in den Prozess eingebunden. Ihre Expert:innen sitzen mit Kolleg:innen der Thüga in 18 technischen Arbeitskreisen und 23 kaufmännisch beratenden Sourcing-Teams. 

Hoher Aufwand bei der Qualitätsprüfung

„Stehen die Spezifikationen der Produkte fest, beginnt der langwierige und umfangreiche digitale Präqualifikationsprozess in der neuen Lieferantendatenbank der Thüga“, erklärt Brendli. „Unternehmen schicken die erforderlichen Daten zur Thüga, dort erfassen und prüfen wir sie. Wenn sie den Anforderungen genügen, werden die Lieferanten präqualifiziert.“ Gleichzeitig finden erste Produktprüfungen auf Einhaltung der Spezifikation (Bemusterung) beispielsweise von Rohren statt. Ist die Bemusterung erfolgreich, gibt es zusätzlich eine Probelieferung inklusive Testverbauung der Materialien. „Ein wahrhaft hoher Aufwand“, sagt Bartels. „Sowohl für uns, die wir uns durch sämtliche Dokumente durcharbeiten müssen, aber auch für die potenziellen Lieferanten, die uns zu all unseren Fragen ihre Unterlagen schicken müssen.“ Schließlich will Thüga wissen, wie das Unternehmen aufgestellt ist – von der Frage der Arbeitssicherheit bis hin zur Stellvertreterregelung. 

Über den eigenen Tellerrand blicken

Erst ganz am Ende des Präqualifikationsprozesses steht das Audit: der Besuch eines Thüga-Teams vor Ort. Auch hier ist es notwendig, dass Mitarbeitende aus den Partnerunternehmen mit dabei sind. Erstens ist es eine große Hilfe, beim Audit einen Kollegen vom Netzbetreiber dabeizuhaben, der die Produkte auch in der Praxis einsetzt. Zweitens können sie, wenn sie Unternehmen und Produkt vor Ort erlebt und geprüft haben, diese im eigenen Unternehmen verteidigen. Und drittens ist es immer interessant, auch über den Tellerrand ihres Stadtwerks zu blicken.  

Kontrolle vor Ort

„Ein Audit ist immer spannend, auch wenn die Tage dort eng getaktet und sehr anstrengend sind“, sagt Bartels. Denn wie ein Unternehmen tatsächlich dasteht, wie die Abläufe in der Produktion vonstattengehen, ob die Arbeitssicherheit gewährleistet ist und die Mitarbeitenden vor Ort den Arbeitsschutz beachten, „das sehen wir erst, wenn wir das Betriebsgelände betreten und Büros, Produktions- und Lagerungsstätten vor Augen haben“, ergänzt Brendli. Bis dahin bleiben alle Angaben theoretisch.“ So war es auch kürzlich beim zweitägigen Audit bei der Firma Riveco Generalsider in Italien, die den Lieferanten ms con-cept mit Stahlrohren beliefert. 

Krach und Hitze in den Hallen

Neben zahlreichen Besprechungen, in denen die Auditoren erneut unzählige Unterlagen überprüfen mussten, wurde unter anderem die Analyse einer Stahlprobe im Labor der Firma begutachtet, bevor den Auditoren der gesamte Herstellungsprozess vom Stahlcoil bis zum fertigen Rohr gezeigt wurde. „In der riesigen Halle herrschten Hitze und ohrenbetäubender Lärm, sodass es gut war, dass jeder von uns Ohrstöpsel trug“, erinnert sich Lennart Wögler, Azubi bei der Thüga. In einem weiteren Werk nahm die Thüga-Gruppe zudem die Lagerung und Beschichtung der Stahlrohre in Augenschein, bevor es zur Abschlussbesprechung mit dem Riveco-Team und dem Geschäftsführer von ms con-cept ging. 

Daumen hoch: Audit bestanden

Das Ergebnis des Audits: Die italienische Firma hatte sich und ihre Produkte erfolgreich präsentiert und die Auditoren überzeugt. „Wir haben sie in das Thüga-Lieferantensystem aufgenommen“, sagt Bartels zufrieden. „Sie können sich ab sofort bei unseren Ausschreibungen beteiligen.“ Um sich noch mal den gesamten Vorgang der Lieferantenpräqualifikation vor Augen zu führen: Etwa 70 Prozent der Arbeit stecken in der Vorbereitung des Audits, also der Prüfung, ob der Hersteller überhaupt in allen Punkten geeignet ist. Die restlichen 30 Prozent stecken im Audit selbst, sprich in der Prüfung der Leistungsbereitschaft und Werksbesichtigung vor Ort. Das Audit in Italien verlief nach einem standardisierten Verfahren: Anhand einer Audit-Checkliste wurden alle relevanten Punkte und Schritte abgegangen und abgehakt, etwaige Mängel aufgelistet. Brendli: „Stellen wir Defizite fest, muss das jeweilige Unternehmen diese ausräumen. Erst dann geben wir unser Okay.“  

Warum sind Audits nötig?

  • Qualitätssicherung, Rechtssicherheit und Wirtschaftlichkeit 
  • Sicherstellung von Arbeitssicherheit und Umweltschutz 
  • Erarbeiten eines Lieferanten-Pools, dessen Unternehmen alle hohen Standards entsprechen und bei einem Lieferanten-Ausfall Alternativen bieten 

Warum beteiligen sich Partnerunternehmen beim Mandatseinkauf?

  • Gewährt nachhaltig Qualität bei Produkten und Dienstleistungen
  • Günstigere Preise
  • Gewährt Lieferkapazitäten
  • Kürzere Lieferzeiten
  • Minimiert Haftungsgrenzen
  • Langfristige Verträge

Welche Vorteile haben Lieferanten, mit Thüga zusammenzuarbeiten?

  • Langfristige Verträge
  • Zuverlässige Zusammenarbeit
  • Keine Dumping-Preise