Digitalisierung & Vernetzung

IT-Benchmarking – weniger Kosten, mehr Effizienz

 
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Digitalisierung & Vernetzung | 11.06.2017

IT-Benchmarking – weniger Kosten, mehr Effizienz

Wie hoch sind meine IT-Kosten im Vergleich? Das ist die große Frage des Benchmarking der Abteilung IT-Management und Digitalisierung. Hans-Jürgen Nolte ist der Projektleiter und gibt Einblick in das Projekt.

Wer nicht kosteneffizient arbeitet, kann schnell nicht mehr mit dem Markt mithalten. Doch wie findet ein Unternehmen heraus, ob die Kosten in seinem IT-Bereich im Vergleich zu anderen Unternehmen hoch oder niedrig sind? „Unternehmen können im Grunde nur ihre eigenen IT-Kosten aus den Vorjahren vergleichen. Sie wissen oft nicht: Bin ich marktgerecht oder zu teuer?“, sagt Hans-Jürgen Nolte, Projektleiter aus der Abteilung IT-Management und Digitalisierung. Damit sie es doch herausfinden können, gibt es das IT-Benchmarking. Das Projekt hat 2016 mit einem Schreiben an alle Geschäftsführer der Beteiligungen begonnen.

Was Daten verraten

Das Vorgehen beim Benchmarking sieht so aus: Unterstützt von dem Berliner Beratungsunternehmen Lexta Consultants Group erfasst die Thüga in einem Workshop alle Kosten-, Leistungs- und Mengendaten aus dem IT-Bereich der Unternehmen: Wie viele Rechner gibt es, wie viele Mitarbeiter, wie viele Drucker und Softwarelizenzen? „Wir machen die Daten vergleichbar und zeigen die IT-Situation auf“, erklärt Nolte. Die IT jeder einzelnen Gesellschaft ist am Ende in einem Datengerüst abgebildet. Das wird im Anschluss den anderen Teilnehmern gegenübergestellt und mit Durchschnittsdaten aus dem Markt abgeglichen. Die Informationen dafür steuert Lexta Consulting bei. Die Berater haben einen Datenpool und kennen die Daten für die einzelnen Bereiche.

Der Vergleich bringt Erkenntnisse

Am Ende findet die große Ergebnispräsentation statt. Alle Unternehmen treffen sich und bekommen die Ergebnisse mitgeteilt – natürlich vollkommen anonym. Unternehmen sind hier Nummern. Die Kosten stehen in Säulendiagrammen nebeneinander. So wird schnell deutlich, wo es Ausreißer nach oben gibt. „Der eine sieht dann, dass er ganz gut dabei ist, der andere muss erkennen: Ich bin in dem Bereich zu teuer“, betont Nolte. „Der Vergleich ist ein enormer Erkenntnisgewinn. Sonst haben die Unternehmen immer nur sich selbst als Maßstab.“ Die Kosten variieren manchmal extrem – zum Teil um das Fünf- oder Zehnfache. Kosten, die sich relativ leicht reduzieren lassen, sind häufig die Anzahl der Drucker und Laptops und die mangelnde Standardisierung bei der Hard- und Software.

Aus dem Benchmarking lernen

Die Resultate der Ergebnispräsentation sind sehr konkret und liefern klare Handlungsempfehlungen. Es gibt Stellhebel und Optimierungspotenziale. Die Thüga-Rahmenverträge für Lizenzen sind beispielsweise ein klassischer Stellhebel. „Der Vergleich zeigt oft, dass Unternehmen besser dastehen, die über den Thüga-Rahmenvertrag günstigere Lizenzvereinbarungen bekommen. Einige wissen das nicht und denken, sie hätten gute Konditionen“, sagt Nolte. Das Gleiche gelte laut Nolte auch für die Rahmenverträge für die Hardwarebeschaffung. Nutzen Unternehmen die Thüga-Verträge, können sie leicht Kosten einsparen. Die Optimierungspotenziale sind präzise Handlungsempfehlungen an die Unternehmen. Von den 19 Teilnehmern können beispielsweise sechs die Anzahl ihrer Farbdrucke reduzieren, fünf haben im Vergleich zu anderen eine zu große Modellvielfalt in der IT-Arbeitsplatz-Hardware. Jeder geht mit seiner eigenen To-do-Liste aus der Ergebnispräsentation.

Gemeinsam Lösungen finden

Durch die Arbeit in der Thüga-Gruppe ergeben sich beim Benchmarking oft Ideen für mehr Effizienz. Unternehmen, die in einem Bereich besonders gut sind, können anderen Unternehmen Hilfestellung geben, die in dem Bereich Schwächen haben. „Solche Best Practice Vorbilder können viel bewirken“, betont Nolte. Für alle, die ihre Kosten genauer unter die Lupe nehmen möchten, gibt es nach dem Benchmark Folgeprojekte: Auf Wunsch können Unternehmen an einer vertiefenden Untersuchung teilnehmen. Das sind Workshops in kleinen Arbeitsgruppen mit Unternehmen, die ähnliche Optimierungspotenziale haben. Es gibt beispielsweise einen Workshop mit SAP-Anwendern und einen zu dem Thema Bürokommunikation. Ziel der Workshops ist es, Einsparpotenziale und Synergieeffekte zu entdecken.

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